Interne Kommunikation mit Slack

Richtige Handhabung des Business Messenger-Dienstes

Regeln für die Interne Kommunikation mit Slack

Interne Kommunikation mit Slack (Firmen Messenger)

Wie in jeder Form der Kommunikation üblich, gibt es auch Regeln für den Umgang mit dem Team-Messenger Slack des amerikanischen Unternehmens Slack Technologies.
Mit Slack ist es möglich über einen Chat Nachriten auszutauschen. Das ist mit Einzelpersonen als auch mit Gruppen gleichermaßen möglich. Zudem kann man andere Online-Dienste wie Dropbox, Google Drive oder GitHub in Slack integrieren und gemeinsam Dokumente bearbeiten.

Aufgrund der einfachen und komfortablen Nutzung von Slack, kann das Unternehmen bereits mehr als 2,3 Millionen Nutzer verzeichnen.
Das heißt, es ist höchstwahrscheinlich in der Arbeitswelt auf Slack zu stoßen. So angenehm und bequem die Verwendung dieses Dienstes ist, so wichtig ist es gewisse Regeln für den Umgang damit einzuhalten.

Wir haben die wichtigsten Umgangsformen für die Verwendung von Slack zusammengefasst:

Der erste Eindruck zählt

Dabei ist unsere Ausgangssituation jene von einem neuen Teammitglied. Wer neu im Unternehmen oder auch lediglich in einer Slack-Gruppe ist, sollte sich zunächst einen Eindruck von der Gruppe machen. Jede Gruppe entwickelt seine eigene Dynamik, Umgangsformen und Art der Kommunikation. Daher zunächst mal schauen, wie die aktuelle Gruppe so drauf ist.
Beispielsweise kann es in einer Gruppe üblich sein, die Emotion einer Unterhaltung mit Hilfe von Smileys und animierten GIFs zu unterstreichen und in einer anderen Gruppe wird dies als Belästigung verstanden.

Im Themenbereich bleiben

Innerhalb von Slack gibt es verschiedene Kanäle, wobei jeder Kanal unter einem speziellen Thema und eigenen Gruppenmitgliedern geführt wird. Daher kann es vorkommen, dass die gleichen Kollegen in mehreren Kanälen vertreten sind. Doch ist das Thema der Hauptgrund des Kanals und ausschlaggebend für den Inhalt der Unterhaltung. Das heißt wenn beispielsweise ein Kanal unter dem Thema Organisation Betriebsausflug geführt wird, sollten innerhalb dieses Kanals nur zu diesem Thema Infos ausgetauscht werden.
Das hat einen Grund. Denn wenn zu viele irrelevante Inhalte in einem Kanal gepostet werden, kann der relevante Inhalt schnell übersehen werden. Zudem ist es auch nervend für Kollegen, wenn permanent Inhalte ohne Relevanz in einem Kanal veröffentlicht werden.

Verwendung von Funktionen

Mit der Eingabe von @here werden alle Personen eines Kanals angesprochen, die Teil des Kanals und zu diesem Zeitpunkt online sind. Bei dem Befehl @channel im Gegenzug erhalten alle Teilnehmer die Nachricht, unabhängig davon ob sie zu dem Zeitpunkt online sind oder nicht. Verwendet diese Befehle aber dennoch überlegt und bevorzugter Weise für wichtige Ankündigungen.
Mit dem Kommando @mention kann man eine Person in einer Nachricht einfügen. So kann diese Person auf die Nachricht antworten und weitere Kollegen können die Antwort ebenso sehen. Trotzdem sollte man es mit diesem Kommando nicht übertreiben und nur dann verwenden, wenn es auch tatsächlich für andere relevant ist.

Deine Reaktionszeit

Auch wenn es gerade stressig ist und eigentlich keine Zeit bleibt, um Slack Nachrichten zu lesen, sollte man zumindest eine kurze Info aussenden, dass die Nachricht angekommen ist und an einem späteren Zeitpunkt behandelt wird. So fühlt sich der Verfasser der Nachricht nicht vor den Kopf gestoßen und betreut.

Angenehmes Maß an Direktnachrichten

Zu viele Direktnachrichten sind nicht angebracht!
Das heißt bereits beim Verfassen einer Nachricht sollte dieser Aspekt berücksichtigt werden. Daher ist es besser einen langen Absatz innerhalb einer Nachricht zu verfassen als jeden Satz extra zu senden.

Gleichzeitig ist auch abzuraten, zu häufig nachzufragen, wenn eine Person beispielsweise nicht sofort auf eine gesendete Nachricht reagiert.

Nutze Statusmeldungen

Sag den Kollegen Bescheid, wie es um deine Erreichbarkeit steht.
Mit Slack kann der eigene Status eingestellt werden und das sollte auch genutzt werden. Wenn man eben Mittagspause macht, ein Meeting hat oder bei einem Kundenbesuch ist, sollte das über den Status mitgeteilt werden. So wissen die Kollegen auch, dass sie länger auf eine Antwort warten müssen.

Berücksichtige die Arbeitszeiten

Über die Einstellungen von Slack selbst kann man einen Zeitraum hinterlegen, wo der Messenger keine Nachrichten versendet. Es sollten aber generell die Arbeitszeiten so gut es geht berücksichtigt werden. Vor allem wenn man weiß, dass eine Person sich nicht mehr im Büro befindet, sollte man überlegen ob es nicht sinnvoller ist, diese am nächsten Tag zu kontaktieren. Ebenso ist es mit Nachrichten vor dem Wochenende. Da ist es eventuell förderlicher gewisse Punkte erst auf die eigene To-Do Liste zu setzen und am Montag dem Kollegen mitzuteilen. Es ist für jeden mühsam, am Montagmorgen erst alle Nachrichten von letzter Woche durchzugehen, um auf den aktuellen Stand zu kommen.

Manche Antworten finden sich in der History

Das heißt, wenn man weiß, dass man bereits etwas nachgefragt hat und man auch schon eine Antwort erhalten hat, sollte man einfach nachschauen. Deshalb gibt es auch Funktionen wie die Suche, wo man nach speziellen Inhalten suchen kann. Zusätzlich gibt es die Sternmarkierungen, dabei kann man bei einer wichtigen Nachricht den Stern anklicken. Das hat zur Folge, dass diese Nachricht quasi abgelegt ist und man diese dann immer wieder abrufen kann. So kann man häufiges Nachfragen einfach umgehen.

Höflichkeit ist auch über Chat angebracht

Das heißt die normalen Umgangsformen wie eine Begrüßung oder Verabschiedung sollten auch über den Messenger erfolgen. Das gleiche gilt für Bitte und Danke.
Ein weiteres Thema ist der Umgang mit Feedback. Das heißt wenn ein Lob angebracht ist, kann das durchwegs auch über Slack erfolgen. Jedoch anders ist es, wenn es um Kritiken geht. Da ist es förderlicher, wenn Kritikpunkte über eine Direktnachricht an die Person gesendet wird. Auch wenn es sich um einen Kritikpunkt handelt, macht der Ton die Musik. Daher ist auch bei negativem Feedback eine gewisse Höflichkeit und Professionalität angebracht.