Zero Inbox: keine E-Mails im Posteingang

Wie Sie zu einer aufgeräumten Mailbox kommen

Durchschnittlich werden 30% der Arbeitszeit für die Verwaltung von E-Mails verwendet!

Wenn Ihr E-Mail Posteingang auch schon über geht …

Posteingang, Zero Inbox – keine E-Mails im Posteingang

Für viele startet der Bürotag mit dem Prüfen des Posteingangs. Der durchschnittliche Mitarbeiter verbringt ca. 13 Stunden pro Woche damit, Nachrichten zu lesen und zu beantworten. Dies bedeutet, dass ungefähr 30% der Arbeitszeit für die Verwaltung des Posteingangs verwendet wird. Das ist einfach zu viel Zeit für E-Mails! Widerstehen Sie der toxischen E-Mail-Kultur, indem Sie die folgenden E-Mail-Produktivitäts-Empfehlungen umsetzen. Steigern Sie Ihre Produktivität mit einem aufgeräumten Posteingang!

13 Tipps, die Sie zum E-Mail-Profi machen:

1. Melden Sie sich nicht von verdächtigen E-Mails ab

Das Abbestellen verdächtiger E-Mails kann zu unerwünschter E-Mail führen, da Sie sich als echte Person (die tatsächlich E-Mails liest) zu erkennen geben. Somit sind Sie einem potenziellen Spammer ausgesetzt. Anstelle des Anmeldens, können Sie stattdessen SaneBlackHole verwenden. Dieses Programm wird einfach alle zukünftigen E-Mails von vordefinierten Absendern direkt in den Papierkorb legen.

2. Verwenden Sie Ihre E-Mail nicht als Archiv

Wenn Sie Ihren Posteingang als Archiv verwenden, spricht das gegen jede Produktivitätsmethode. Es ist schrecklich für Ihre Produktivität und für Ihr Unterbewusstsein. Daher empfehlen wir wichtige Mail in einem dafür vorgesehen Platz zu Archivieren und aus dem Posteingang zu löschen.

3. Shortcuts sind dein Freund

Sie müssen nicht mit E-Mail-Tastaturkürzeln verrückt machen, um produktiver zu werden. Denken Sie an die fünf Aktionen, die Sie am häufigsten verwenden, und lernen Sie lediglich die Shortcuts für diese Ausführungen. Hier finden Sie eine vollständige Liste der Shortcuts für Google Mail, Apple Mail und Outlook.

4. Markieren Sie unerwünschte E-Mails nicht als Spam

Unerwünschte E-Mails von legitimen Mailing-Listen, für die Sie sich angemeldet haben, sollten nicht als Spam markiert werden. Sie als Spam zu markieren, ist nur schlechtes Karma, weil E-Mail-Anbieter den Absender bestrafen und denken, dass sie ein Spammer sind, obwohl sie es nicht sind. Verwenden Sie für diese Mails ebenso SaneBlackHole, oder melden Sie sich einfach von der Mailingliste ab.

5. Triage deine E-Mail

Ist es Ihr Ziel, jede Nacht auf Inbox Zero zu schließen? Um dies zu erreichen, versuchen Sie es mit einer Methode namens Triage. Dabei überprüfen Sie Ihre E-Mails regelmäßig und ordnen diese nach 3 Kategorien:

  1. Lesen & Löschen
  2. Gleich Antworten
  3. Sternchen für später

Tipp: Lassen Sie eine markierte E-Mail niemals länger als eine Woche unbeantwortet im Postfach. Um den Überblick über die Sterne zu behalten, können Sie das Gmail-Superstars-Plug-in verwenden. In den Einstellungen sehen Sie auf der Registerkarte “Allgemein” eine Kategorie mit dem Namen “Sterne” und einfach die Sterne, die Sie aktivieren möchten in einen separaten Posteingang für markierte E-Mails verschieben.

Posteingang, Zero Inbox – keine E-Mails im Posteingang

6. Legen Sie Follow-Up-Erinnerungen fest

Seien wir ehrlich, die Leute können nervig sein und nicht immer auf Ihre E-Mails antworten. Wenn Sie von jemandem etwas hören möchten, richten Sie ein System ein, um sich daran zu erinnern diese Person erneut zu kontaktieren. Wir empfehlen, die Erinnerungsfunktion von Boomerang oder SaneBox zu verwenden.

Wenn Sie bis zur angegebenen Zeit noch nichts vom Empfänger gehört haben, erhalten Sie eine Erinnerung.

Tipp: Wenn Sie dem Empfänger mitteilen, dass Sie eine Erinnerung erstellt haben und Sie ihn bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erneut kontaktieren, üben Sie zusätzlichen Druck auf den Empfänger aus. Weshalb die Wahrscheinlichkeit eine Antwort zu erhalten steigt.

7. Verwenden Sie kurze Antworten

Obwohl es einfach klingen mag, stellt dies eine große Herausforderung dar. Eine lange E-Mail mit ein paar Sätzen oder auch nur ein paar Worten zu beantworten, ist nicht unhöflich. Wenn Sie Ihre Antwort in nur wenigen Worten effektiv vermitteln können, gibt es absolut keinen Grund, unnötige Ausführungen und Floskeln hinzuzufügen.

8. Verwenden Sie Cloud Storage-Links anstelle von Anhängen

Dropbox und andere File-Sharing-Dienste sind eine großartige Möglichkeit, Dateien gemeinsam zu nutzen. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die Datei, die Sie freigeben möchten, wählen Sie “Dropbox” und dann “Link freigeben”. Kopieren Sie den Link und fügen Sie ihn in Ihre E-Mail ein. Dies ist nicht nur eine viel effizientere Verwendung von Speicherplatz, sondern ermöglicht Ihnen auch, die Datei zu ändern. Das garantiert zudem, dass der Empfänger immer die neueste Version der Datei hat, wenn dieser auf den Link klickt. Der gleiche Trick funktioniert mit jedem anderen Cloud-Speicherdienst.

9. Werde ein Signature Pro

Übertreiben Sie nicht bei der E-Mail-Signaturen. Fügen Sie nur relevante und nützliche Informationen ein. Wählen Sie mithilfe von WiseStamp eine auffällige Vorlage aus, die zu Ihrem Unternehmen passt. Denken Sie daran, E-Mail-Signaturen auch für Ihre mobilen Geräte einzurichten! Ersetzen Sie die generische Signatur durch etwas Nützliches, z. B. das Hinzufügen von Links, die zur Bewertung Ihres Unternehmens führt.

10. Verwenden Sie ein E-Mail-Priorisierungssystem

Melden Sie sich für ein E-Mail-Priorisierungssystem wie SaneBox oder Gmails Priority Inbox an. Lassen Sie dieses System die unwichtige E-Mail abfangen, so dass sie niemals in Ihrem Posteingang erscheint. Werfen Sie am Ende des Tages einen Blick auf dieses Material mit niedriger Priorität. (Sie können diese Mails meistens löschen, ohne sie zu öffnen.)

11. Überpriorisieren Sie Ihre Mails nicht

E-Mails zu beantworten gehört nicht zu Ihren Hauptaufgaben. Betrachten Sie es als notwendige Aufgabe und als einen Punkt auf Ihrer To-Do-Liste. Daher empfehlen wir einen bestimmten Zeitraum für E-Mails einzuplanen. Sprich wenn Sie beispielsweise täglich eine Stunde für Ihre Mails aufbringen wollen, ist das voll in Ordnung.

Wer sich nur einen gewissen Zeitraum gibt, wird effektiver. Das heißt, wichtige E-Mails werden gleich beantwortet und auch mit dem Löschen von Mails ist man weniger zaghaft.

12. Manchmal ist ein Anruf besser

Sie kennen das wahrscheinlich, manchmal kommt es so vor, als würde jedes weitere Mail nur zu weiteren Missverständnissen führen. Das kommt daher, dass viele E-Mails nicht genau durchlesen. Das heißt, die Mails werden überflogen und teilweise wichtige Passagen missverstanden oder gar überlesen. Wenn dies am Anfang passiert, kann es sein, dass eine wichtige, grundlegende Information fehlt.

Dieses Problem lässt sich oft schneller über einen Anruf klären, da der Angerufene meist aufmerksamer ist. Außerdem können Sie über Telefon bzw. dem direkten Gespräch auf weitere Fragen bzw. dem Menschen eingehen. Sie werden sehen, alle Mails nach dem klärenden Gespräch werden viel schneller abgearbeitet werden können.

13. Deaktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen

Eine Studie der Down Group haben ergeben, dass das Lesen einer Automatischen Benachrichtigung die Produktivität zerstört. Das kommt daher, dass es im Durchschnitt 1,5 Minuten dauert, eine Benachrichtigung zu lesen und sich dann wieder in das aktuelle Thema einzudenken. Wenn Sie viele E-Mails am Tag erhalten, können Sie selbst ausrechnen, welchen Zeitverlust das “kurze lesen” der Benachrichtigung kostet.

Sie haben Interesse an Tipps zur Steigerung der Produktivität? Gerne analysieren wir das Optimierungspotenzial.

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